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员工资料私隐政策

乐鱼体育官网入口(“大学”)是注册数据控制者,乐鱼体育官网入口致力于保护您的个人和敏感个人数据, 按照现行的数据保护法规工作.

本隐私声明解释了大学如何处理和使用乐鱼体育官网入口收集的有关当前的个人和敏感个人数据, 过去或未来的员工, 求职者, 临时工和其他与大学有专业关系的人员, 例如名誉委任者, 客座研究员或名誉教授.

大学收集和处理一系列个人资料, 包括特殊类别的个人资料, 怎样才能履行乐鱼体育官网入口作为雇主的职责. 乐鱼体育官网入口在你入职前和入职期间收集这些数据, 并保持信息与乐鱼体育官网入口公布的大学保留时间表一致.

个人数据是与可直接或间接识别的可识别人员有关的任何信息, 特别是通过引用标识符.

特殊类别数据是任何敏感的个人数据,例如您的种族或民族出身, 健康, 性生活或性取向, 宗教信仰, 政治观点, 工会会员资格, 刑事定罪, 健康或残疾.

大学持有的资料包括:

  • 个人信息,比如你的名字, 出生年月, 银行账户明细, 全国保险号码, 国籍, 护照复印件, 其他身分证明文件如驾驶执照副本, 证明你有工作权利的文件(例如.g. 工作许可或签证详情), 有关刑事定罪的资料, 员工照片, 车辆登记及保险详情
  • 联系详情,如您的家庭住址,电子邮件地址和电话号码
  • 雇佣细节,如你在大学的合同地位和角色的信息, 你的简历和申请表, 你的工资历史,津贴和其他付款, 员工福利及薪酬牺牲安排, 网络会员, 没有记录, 关于你以前工作经历的信息, 工作时间记录和风险评估, 员工制服尺寸
  • 工作表现详情,例如与你的工作表现有关的记录, 发展与培训, 投诉详情, 纪律处分程序, 调查或审裁处, 有关评估和工作分配的数据
  • 教育详细信息,如你的资格、学习地点和毕业时间
  • 家庭详细信息,如紧急联系人, 直系亲属, 婚姻状况和有关你的家属和其他家庭成员的信息
  • 健康细节,如任何疾病缺勤记录, 与残疾有关的信息, 健康安全记录或职业健康记录.
  • 允许您加入大学网络的信息, 包括知识产权, Mac地址, 接入点和其他电子标识符.

您的个人及敏感个人资料可能会用于以下程序的管理:

  • 招聘和选择新的和现有的员工,临时工和顾问
  • 存储未成功的求职者和推测的工作查询和简历的详细信息, 并与未来的职位空缺相匹配
  • 为新老员工进行就业筛选. 这包括协调背景调查和与以前的工作有关的声明, 资格, 身份, 你的工作资格, 医疗记录, 安全和刑事定罪(DBS)
  • 乐鱼体育官网入口员工的合同管理, 包括临时工和临时工, 顾问及自愿或名誉委任人士
  • 在人力资源数据库中维护员工记录,包括员工自助服务系统
  • 工资的发放, 津贴, 养老金, 额外支付和工资扣除(包括所得税和国民保险费)
  • 提供员工福利及管理薪酬交换安排
  • 报销费用,包括差旅费、住宿费和生活费
  • 管理员工福利, 包括组织职业健康转诊, 记录健康和安全信息,完成事故报告
  • 记录和报告缺勤情况,包括年假, 病, 育婴假, 学习假和陪审员服务
  • 管理绩效、培训和发展
  • 记录有关纪律处分和申诉程序的资料, 员工纠纷, 调查或雇佣法庭
  • 平等、多样性和包容性监测
  • 员工管理报告
  • 管理和组织规划,包括统计分析
  • 协助员工申请研究或其他资助和监管批准
  • 提供对员工敬业度调查的访问
  • 维护员工网络组列表
  • 保存业务连续性和紧急情况所需的信息
  • 提供资讯科技服务及进入大学系统
  • 管理保安及停车场及大学大楼的出入管制
  • 制作摄影工作人员卡
  • 将工作联系方式详细信息添加到员工目录
  • 通过每周简报和团队简报以及大学网站交流信息
  • 讲座、演讲或培训活动的录音或录像
  • 法定申报表,如高等教育统计局(HESA)和HMRC
  • 管理遵守法律要求,如平等法案, UKVI需求, 预防和侦查犯罪,维护国家安全.

大多数员工数据是在履行乐鱼体育官网入口与您签订的雇佣合同的条件下处理的,或者是为了遵守法律义务,如雇佣法或HESA.

有些处理是为了公众利益,例如当大学进行人员编制审查时, 只要有可能,这些数据将被匿名化.

乐鱼体育官网入口保留紧急联系详情,可用于在紧急情况下保护您的重要利益.

如有需要,乐鱼体育官网入口将获得您的同意以使用您的个人信息, 例如,通过电子邮件设置工作提醒.

某些信息的处理是为了确保乐鱼体育官网入口的网络安全并保护乐鱼体育官网入口所关心的数据.

大学致力确保你的资料保密. 控制措施已到位,以管理和限制对系统上或硬拷贝形式的您的个人信息的访问. 您的个人数据主要由人力资源服务团队和您的学院或服务机构保存.

出于业务和业务连续性的目的, 您的个人资料可能会与大学的其他相关成员(包括高级管理人员)分享. 你的个人资料亦会在相关资讯科技系统及资料库中共享,以方便大学管理及提供服务.

大学采取措施确保乐鱼体育官网入口在内部分享的个人信息是合理的,与乐鱼体育官网入口履行乐鱼体育官网入口的职责有关. 出于以下原因,乐鱼体育官网入口也可能与其他外部机构共享数据:

  • 大学需要每年向高等教育统计局(HESA)发送乐鱼体育官网入口工作人员的匿名数据. 有关HESA如何收集和处理信息的进一步信息,请参阅他们的网站: http://www.hesa.ac.uk/about/regulation/data-protection/notices
  • 如果您的任命是由外部资助的,信息可能会与相关资助机构共享
  • 大学向外部组织提供数据,以获得专业认证或会员资格(例如.g. AACSB,安巴. EQUIS). 这些信息可能包括你的名字, 工作经历, 专业协会会员资格及出版刊物.
  • 关于你的工作权利和签证担保的信息是与内政部和UKVI共享的
  • 大学的某些职位需要高水平的入职前筛选, 在这些情况下,您将被要求与Agenda共享您的数据, 乐鱼体育官网入口的外部筛选服务提供商
  • 需要检查安全和犯罪记录的职位, 您将被要求与披露和禁止服务(DBS)和GBG共享您的数据, 乐鱼体育官网入口的外部在线披露服务提供商
  • 与教授或高级职位相关的招聘信息可能与外部评估人员共享
  • 大学可能会提供包括你的名字在内的信息, 职位名称及受雇日期, 回复潜在未来雇主的推荐信
  • 征得你的同意, 大学可能会分享有关你的工资和就业状况的信息,以提供财务参考(如抵押贷款或租赁申请)。
  • 征得你的同意, 数据可能会与某些员工福利(包括汽车计划)的外部提供者共享, 循环上班计划和儿童保育券)
  • 乐鱼体育官网入口被要求与英国税务海关总署分享有关所得税和国民保险缴款的信息
  • 数据共享是为了管理乐鱼体育官网入口的养老金计划, 包括航空母舰, 人队, NHSPS, NEST和ERBS
  • 乐鱼体育官网入口向ORC提供数据,以便他们邀请您参加员工敬业度调查. 乐鱼体育官网入口只接收来自ORC的匿名数据
  • 员工薪酬资料,以支持薪酬基准
  • 征得你的同意, 您的个人数据可能会与员工和医疗保健专业人员共享,以支持职业健康转诊和健康筛查
  • 乐鱼体育官网入口可能会与工会分享那些选择通过扣除工资来支付TU会费的成员的数据
  • 根据TUPE规定,员工如何调任其他组织, 法律要求乐鱼体育官网入口向新雇主提供某些个人信息
  • 如果员工被借调到外部机构,乐鱼体育官网入口会与雇主分享某些个人资料吗
  • 由第三方提供软件的大学系统中保存员工个人资料, 这将取决于大学和供应商之间的正式数据共享协议
  • 大学可能会被要求披露个人资料以作内部或外部审核或调查之用
  • 乐鱼体育官网入口可能会与外部监管机构分享与研究和教学活动有关的数据, 例如, 内政部, Defra, 药物 & 医疗监管局,人体组织管理局. 

乐鱼体育官网入口员工的某些个人信息在公共领域是可用的,并在乐鱼体育官网入口的网站上共享. 在世界范围内公开可获得并可向第三方披露的数据包括:

  • 理事会和参议院成员的姓名
  • 员工姓名及学历
  • 员工传记
  • 工作地点联系方式
  • 员工同意在公共领域或乐鱼体育官网入口网站上分享的其他与员工有关的信息.

如果您对此有任何疑问,请与您的部门经理或人力资源代表联系.

由于以下原因,本大学可能会被要求与其他第三方分享您的个人资料, 在这种情况下,乐鱼体育官网入口将始终考虑您的权利,并确保乐鱼体育官网入口履行了GDPR和其他相关法律规定的义务.

  • 这是维护国家安全的需要
  • 它是预防或侦查犯罪所必需的
  • 这是履行包括保障健康在内的监管职能的必要条件, 角色在工作中的安全和福利
  • 它仅用于研究目的
  • 根据法律(包括信息自由法)向公众开放。
  • 建立、行使或维护合法权利是必要的
  • 披露信息是法律上的义务

在某些情况下, 大学也可能与欧盟以外的第三方组织共享个人数据. 在这些情况下, 只有在您同意的情况下,乐鱼体育官网入口才会共享数据, 并将遵守与相关合作伙伴的数据共享协议,以确保遵守数据保护法律.

大学不向第三方出售数据,也不允许第三方在与他们共享数据的地方出售数据.

大学将保留您的个人信息,其保存时间不会超过收集目的所需的时间. 数据的保存和销毁与乐鱼体育官网入口公布的一致 大学留校时间表 并根据法定立法.

乐鱼体育官网入口会定期检讨大学资料保留时间表及处理资料的程序.

你的个人资料会存放在大学资料库中, 位于大学服务器上的共享驱动器和电子邮件收件箱. 数据也以纸质形式手工保存. 大学有适当的控制措施,以确保访问个人信息的电子和物理位置受到监控,并仅限于相关的大学工作人员.

所有员工都必须完成大学的信息治理在线培训,并有合同义务保密. 该乐鱼体育官网入口也可在ELE上提供给所有助理和研究生账户.

大学确保在与任何第三方分享您的个人数据之前,已签订适当的数据共享协议.

任何违反数据保护法的事件都必须通过SID帮助台报告并立即处理, 与大学的标准保持一致 数据泄露政策.

对于大学收集和持有的有关您的个人资料,您拥有多项权利. 欲了解乐鱼体育官网入口信息,请参见 如何提出请求 或联系 dataprotection@oscarchauffeurprive.com.

本私隐通知将会不时覆核. 任何更改将在乐鱼体育官网入口的网站上更新,并酌情进行沟通. 本隐私声明最后一次更新于2018年5月.

大学的保障资料主任负责监察个人资料是否符合有关法例的规定,详情请联络 dataprotection@oscarchauffeurprive.com.

你可以联系人力资源团队 humanresources@oscarchauffeurprive.com 或大学数据保护主任,如果您对大学处理您的个人数据有任何疑问或担忧.